Entbürokratisierung im elektronischen Rechnungsversand

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 enthält eine begrüßenswerte Erleichterung bezüglich der papierlosen Versendung von Rechnungen. Ohne den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers zu gefährden ist dies bisher nur möglich, wenn die Versendung über eine qualifizierte elektronische Signatur erfolgt. Damit sollte Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts sichergestellt werden. In der Praxis führte dieses umständliche Verfahren dazu, dass von der Möglichkeit der elektronischen Versendung kaum Gebrauch gemacht wurde. Die geplante neue Regelung in § 14 UStG sieht vor, dass die elektronische Signatur entfällt und es den Unternehmen selbst obliegt, durch interne Kontrollverfahren die Korrektheit der Rechnung bis zur Versendung sicherzustellen. Damit können in Zukunft Rechnungen z.B. per E-Mail, als PDF-Anhang oder Textdatei versendet werden.

Der Empfänger der Rechnung muss dem Verfahren zustimmen und die Rechnungen müssen vom Aussteller elektronisch über eine revisionssichere Archivierungssoftware gespeichert werden. Eine Papierablage ersetzt nicht die elektronische Aufbewahrungspflicht.

Durch das Gesetz entstehen für die Unternehmen Gewinnpotentiale in mehrfacher Hinsicht. Zunächst ist die Reduktion der Kosten für Papier, Druck und Porto zu erwähnen. Auch die nicht zu unterschätzenden Kosten für Ablage, Aufbewahrung und spätere Vernichtung des Papiers entfallen. Der E-Mail-Versand kann als schnellstes Medium zu einer Beschleunigung des Zahlungseingangs führen. Bei der Erstellung der Finanzbuchhaltung gibt es technisch ausgereifte Software, die mittels OCR-Erkennung elektronische Dokumente einscannt und automatisch bucht. Solche Systeme sind auch bei Steuerberatern, die z.B. mit Software von Addison oder DATEV arbeiten, teilweise schon im Einsatz. Beim Einsatz solcher Systeme führt ein elektronischer Rechnungsversand zum Wegfall von personalintensiver Scan-Arbeit.
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Das Gesetz soll vom Bundesrat am 8.7.2011 verabschiedet werden und wird für diesen Teil rückwirkend zum 1.7.2011 in Kraft treten.

Von Dipl. Kfm. Andreas Koch, Steuerberater und Fachberater für internationales Steuerrecht

Andreas Koch (46) ist Partner in der Wirtschaftsprüfer-, Steuerberater- und Rechtsanwaltsgesellschaft RENNEBERG + PARTNER und Mitglied in dem Beraternetzwerk BeraterTeam37 e.V.